Come sollecitare un pagamento? Strategie efficaci per ottenere risposta

Come sollecitare un pagamento senza incrinare il rapporto commerciale

Hai emesso la fattura, il termine è scaduto da settimane e dal cliente non arriva nessun segnale?

Sapere come sollecitare un pagamento significa scegliere il momento, il canale e il tono giusti per ogni tentativo, prima che il ritardo si trasformi in una posizione più difficile da recuperare. Non è questione di insistere: serve una sequenza documentata, che alzi la pressione in modo graduale e lasci traccia scritta di ogni passaggio.

Ciò che conta è la progressione e in particolare quali canali usare in ciascuna fase e quali segnali indicano che è il momento di smettere di sollecitare e passare ad altro.

Partiamo da una premessa che molte imprese sottovalutano.

Sollecito di pagamento: perché il tempo gioca contro il creditore

In generale, più un credito resta insoluto a lungo, più può diventare difficile recuperarlo. Prima di muoverti con un sollecito di pagamento, vale la pena capire cosa succede al credito mentre resta fermo. Più il ritardo si allunga, più cresce il rischio che la situazione economico-finanziaria della controparte peggiori o che eventuali azioni successive diventino meno efficaci.

C’è poi un effetto meno evidente, che riguarda il rapporto commerciale. Un creditore che lascia passare mesi senza dire nulla comunica, senza volerlo, che quella scadenza era negoziabile. Il cliente può interpretare quel silenzio come una maggiore flessibilità sulla scadenza e replicare lo stesso comportamento sulle fatture successive.

Nel frattempo maturano diritti che restano quasi sempre inutilizzati:

• Interessi di mora automatici. Nelle transazioni commerciali disciplinate dal D.Lgs. 231/2002, decorrono automaticamente secondo i presupposti previsti dalla normativa, senza bisogno di costituzione in mora.
• Saggio maggiorato. Il tasso di riferimento individuato secondo il D.Lgs. 231/2002, aumentato di otto punti percentuali, viene aggiornato ogni semestre dal MEF in Gazzetta Ufficiale.
• Rimborso forfettario. Il creditore ha inoltre diritto a un importo forfettario di 40 euro a titolo di risarcimento dei costi di recupero, fatto salvo il maggior danno.
• Termini di prescrizione. Continuano a decorrere e una semplice telefonata non basta a interromperli: serve un atto idoneo a costituire in mora il debitore o un altro atto interruttivo previsto dalla legge. Vale la pena verificare entro quando si perde il diritto di agire.

Sollecitare, però, non vuol dire aggredire. L’obiettivo resta incassare mantenendo aperto il rapporto, almeno finché il comportamento del cliente lo consente. La differenza la fa il metodo: una procedura definita rende più semplice gestire il credito, documentare i tentativi e decidere quando passare alla fase successiva.

Come impostare la sequenza dei solleciti in quattro passaggi

Un sollecito isolato produce poco. Nella pratica, gestire bene un sollecito di pagamento è soprattutto una questione di progressione: ogni passaggio alza il livello di formalità e rende evidente che il precedente non è caduto nel vuoto.

Non esiste una scansione unica valida per ogni credito: la sequenza può essere adattata in base a importo, rapporto con il cliente, scadenza e rischio della posizione.

Una procedura interna può però essere impostata, ad esempio, così:

Quando la comunicazione deve avere valore probatorio o produrre effetti giuridici, è opportuno utilizzare strumenti che consentano di dimostrare invio e ricezione, come PEC o raccomandata A/R. L’email ordinaria può essere utile nella gestione commerciale, ma offre maggiori criticità sul piano della prova.

Capita che il cliente risponda contestando la fornitura proprio dopo il secondo sollecito. È una reazione frequente e va gestita subito: in questo caso bisogna chiedere che la contestazione arrivi per iscritto e circoscritta alle voci effettivamente oggetto di rilievo. Se la contestazione riguarda solo una parte della fornitura o della fattura, va verificato separatamente se e in quale misura la quota non contestata resti esigibile.

Sul contenuto, invece, gli elementi normalmente da indicare sono gli stessi: numero e data della fattura, importo dovuto, termine concesso e conseguenze del mancato pagamento. La lettera di sollecito ha poi regole proprie di forma e di dettaglio, che cambiano a seconda della fase in cui la si invia. Un semplice promemoria commerciale non produce gli stessi effetti giuridici della diffida o della messa in mora: per questo forma e contenuto devono cambiare con l’escalation.

Cosa fare quando il sollecito di pagamento non riceve risposta

Il silenzio è già un’informazione. A questo punto la domanda cambia: non è più come farsi sentire, ma se il debitore sia ancora in grado di pagare  o se dopo più tentativi documentati non arriva alcun riscontro, sia opportuno smettere di trattare il caso come un semplice ritardo amministrativo e valutare il rischio effettivo della posizione.

Alcuni comportamenti meritano attenzione immediata:

• risposte con promesse generiche e senza mai una data precisa;
• richieste ripetute di ricontrollare documenti già trasmessi;
• proposte di acconti molto ridotti rispetto all’esposizione complessiva, senza un piano credibile per il saldo;
• irreperibilità ai recapiti abituali;
• informazioni economico-commerciali che evidenziano un peggioramento del profilo della controparte.

Ci sono poi tre errori che allungano i tempi più di quanto si pensi.

• Solleciti a raffica senza escalation. Cinque email identiche pesano meno di due comunicazioni con contenuti diversi e progressivamente più formali.
• Accordi presi solo a voce. Un piano di rientro concordato al telefono e mai formalizzato è più difficile da documentare e far valere in caso di successive contestazioni, e spesso serve solo a guadagnare tempo alla controparte.
• Rinuncia agli interessi per abitudine. Molte imprese non li richiedono per non irrigidire il rapporto: è una scelta legittima, ma va fatta consapevolmente, non per inerzia.

Vale anche la pena fissare in anticipo una soglia oltre la quale la pratica esce dall’amministrazione interna. Può essere un numero di giorni, un importo, o semplicemente il terzo sollecito senza riscontro: l’importante è che la decisione non dipenda dall’umore del momento o dal timore di perdere il cliente.

Quando la sequenza si esaurisce senza risultati, il passaggio successivo è valutare, con un professionista, se ci siano i presupposti per un’azione giudiziale, come il ricorso per decreto ingiuntivo, oppure affidare la posizione a una società specializzata. Continuare a sollecitare da soli, oltre un certo punto, significa solo consumare tempo interno.

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